最近有好几个同事来问我，说每个月做考勤统计特别麻烦，手动算迟到、请假容易出错，问我有没有什么好办法。其实我以前也经历过这个阶段，后来花时间研究了下，用Excel做了个动态考勤表，虽然一开始设置有点费劲，但用起来确实方便多了。今天就把我自己摸索的方法分享出来，如果你也在头疼考勤统计，可以参考看看。
一、先想清楚你的考勤表需要哪些功能
在动手之前，最好先规划一下。一个基本的动态考勤表，通常需要这几个功能：日期能根据年份月份自动变化；能标记不同的考勤状态（比如出勤、迟到、请假）；能自动统计各种状态的次数；最好还能方便地查看某个人的全月考勤情况。想清楚这些，后面做的时候就不会手忙脚乱了。
二、搭建基础表格框架
打开一个新的Excel表格，我习惯在第一行留出标题，比如“XX公司员工考勤表”。第二行可以设置年份和月份的选择单元格。这里有个小技巧：在某个空白区域，比如表格最右边或最下面，先列出1到12月，然后通过“数据验证”功能，让月份选择单元格只能从这个列表里选，这样既规范又不容易输错。
接下来，从第四行或者第五行开始，建立表头。第一列放“序号”，第二列放“姓名”，第三列开始就是日期了。日期是动态考勤表的核心，需要让它能根据我们前面选择的年份和月份自动生成。
三、让日期自动动起来
这里要用到几个函数。假设我们在B2单元格选择年份，C2单元格选择月份。那么第一个日期单元格（比如C4）的公式可以这样写：
=DATE($B$2,$C$2,1)
这个DATE函数的作用是根据指定的年、月、日生成一个日期。这里我们固定了年和月（用$符号锁定单元格），日期从1号开始。
第二个日期单元格（D4）的公式就是：
=C4+1
然后把这个公式向右填充，直到这个月的最后一天。怎么知道最后一天呢？可以用EOMONTH函数来判断。比如在表格后面找个单元格写：
=EOMONTH(C4,0)
这个函数能返回C4日期所在月份的最后一天。当右边填充的日期超过这个最后一天时，我们可以用IF函数让单元格显示为空，这样表格就只显示当月的日期了。
为了让表格更好看，还可以用WEEKDAY函数，在日期下面一行显示对应的星期几。这样一眼就能看出哪天是周末。
四、设置考勤状态标记
日期下面就是每个员工的考勤记录行了。怎么标记状态呢？我常用的方法是“数据验证”配合下拉列表。选中某个员工日期下方的所有单元格，在“数据”选项卡里找到“数据验证”，允许“序列”，来源那里输入“出勤,迟到,早退,事假,病假,年假,旷工”（根据你们公司的实际情况来定），用英文逗号隔开。这样设置后，点击单元格就会出现下拉箭头，选择状态就行，既快又不会写错别字。
如果想更直观，还可以用“条件格式”给不同状态标上颜色。比如“请假”用浅黄色，“迟到”用浅红色。选中考勤区域，在“开始”选项卡里点“条件格式”-“新建规则”，选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”，然后设置“单元格值”等于“事假”，再点“格式”选个填充色。其他状态也一样设置。这样整个考勤表看起来就一目了然了。
五、实现自动统计
表格最右边可以增加几列统计栏，比如“出勤天数”、“请假天数”、“迟到次数”等。统计用COUNTIF函数就很方便。假设员工“张三”的考勤记录在C10到AG10这一行，那么他“出勤天数”的公式可以写：
=COUNTIF(C10:AG10,"出勤")
这个函数会统计这个区域里“出勤”这两个字出现了多少次。其他状态的统计同理。
如果想统计全公司的总数据，可以在表格最下面加个汇总行，用SUM函数把每个人的数据加起来。
六、保护和优化表格
表格做好后，为了防止不小心改到公式或者表头，可以设置保护。把需要每月手动填写的考勤状态单元格锁定，然后对整个工作表设置保护（“审阅”选项卡里的“保护工作表”）。这样公式和结构就不会被破坏了。
另外，可以冻结窗格。选中姓名列后面的第一个日期单元格，点“视图”-“冻结窗格”-“冻结窗格”。这样左右滚动看日期时，姓名列始终固定在最左边，不会对不上人。
七、补充方案：其他工具的选择
上面说的都是用Excel自己从头做，适合喜欢折腾、对数据控制要求高的人。但说实话，每个月维护起来，尤其是员工多的时候，还是要点时间的。函数公式万一不小心被改了，排查起来也挺头疼。
后来因为工作变动，我需要同时管几个临时项目的考勤，人员流动大，用Excel表格来回发有点乱。我就尝试找了一些在线的工具。我用的那个工具，它最大的优点是不用安装软件，在网页上就能操作，手机也能简单查看。它把考勤表模板都做好了，我只需要导入人员名单，设置一下考勤规则（比如上下班时间、假期类型），然后分享链接给成员，他们自己就能标记状态。月底它能自动生成一个统计报告，比我手动加要快不少，也减少了计算错误。
但这个工具也有明显的限制。首先，它的自定义程度不如Excel。比如我想加一个我们公司特有的补贴计算规则，它就实现不了，只能按照它内置的几种逻辑来。其次，它对网络的依赖性很强，万一遇到网络不好或者服务器出问题（虽然我遇到次数很少），当时就没办法记录或查看。最后，如果团队特别大或者需要非常复杂的排班，它的高级功能是需要付费的，对于小团队或者固定班制的公司，基础功能可能就够用了。
所以，到底是用Excel还是用现成的工具，得看你的具体情况。如果公司制度固定，人员稳定，自己用Excel做一个，一次辛苦，后面用着也放心。如果情况经常变，又不想在表格维护上花太多时间，找个合适的在线工具分担一下工作量也是个办法。我自己现在是两者结合，长期固定的团队用自己做的Excel表，临时性的、短期的项目就用那个在线工具，感觉这样效率比较高。
不管用哪种方法，能把考勤理清楚，节省点时间，减少点差错，目的就达到了。希望这些经验对你有帮助。
